Profissão accounts payable – o que é, o que faz este profissional

A profissão de accounts payable é uma das mais populares na contabilidade, trata-se da pessoa que se encarrega das contas a pagar ou dito de outro modo da contabilidade de fornecedores.

Aspetos da profissão accounts payable:

  • Contabilidade (accounting)
  • Área financeira (finance)
  • Fornecedores (suppliers)
  • Faturas (invoices)
  • Pagamentos (payments)
  • Controlo financeiro (finance control)
  • Despesas (expenses)
  • Compras de mercadoria e serviços (purchasing)
  • Software utilizado (SAP, outros)

Software – SAP

O software usado para estas operações em ambiente multinacional é o SAP, pelo que a descrição aqui apresentada segue o fluxo de trabalho desse software.

Processo de compras

O profissional de accounts payable irá lidar com todo o processo de compras, desde o inicio até ao fim.

O processo de compras divide-se em 6 passos:

  1. Necessidade de adquirir mercadoria ou serviço
  2. Seleção do fornecedor
  3. Ordem de compra (purchase order)
  4. Receção da mercadoria ou serviço (Goods receipt)
  5. Lançamento da fatura (invoice posting)
  6. Pagamento da fatura (invoice payment)

Necessidade de adquirir mercadoria ou serviço

Inicialmente dentro da organização alguém ou algum processo determina uma necessidade de adquirir um produto ou serviço.

Essa pessoa ou processo irá passar a mensagem aos responsáveis de procurement que irão selecionar um fornecedor.

Seleção do fornecedor

A seleção de fornecedor pode ser muito simplesmente escolher um fornecedor com quem a empresa já trabalha ou pode envolver o contacto de vários fornecedores para pedir orçamentos, prazos e outros detalhes da mercadoria, bem como o preço.

Ordem de compra (purchase order)

Após feita a seleção de fornecedor será criada no sistema uma ordem de compra. A ordem de compra irá conter detalhes acerca da compra que irá ser feita como:

  • Identificação do fornecedor
  • Quantidade encomendada
  • Data da encomenda
  • Preço
  • Identificação da mercadoria
  • Responsável pela encomenda
  • Outros

Receção da mercadoria ou serviço (Goods receipt)

Após feita a encomenda, a mesma será recebida na organização. Após boa receção da mercadoria deverá ser criada no sistema uma receção de mercadorias para a ordem de compra criada anteriormente.

Lançamento da fatura (invoice posting)

Tendo sido feita a receção da mercadoria, poderá agora ser lançada a fatura da compra na conta do fornecedor.

A fatura será lançada usando a referência da ordem de compra e a receção da mercadoria.

Após lançada a fatura, pode ser consultada a conta do fornecedor e verificar que a fatura se encontra lançada.

Pagamento da fatura (invoice payment)

Após ter sido lançada a fatura na conta do fornecedor, será efetuado o pagamento da mesma.

Normalmente os sistemas informáticos criam um ficheiro com os detalhes de pagamento. Este ficheiro pode ser submetido no banco da empresa e o pagamento será automático.

Neste processo é também lançado o pagamento da fatura na conta do fornecedor.

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